AutoDoc HSE

AutoDoc – De virtuele printer die u letterlijk het werk uit handen neemt!

AutoDoc HSE is een fantastische virtuele printer die u in één klap enorm veel werk uit handen kan nemen. Deze applicatie is ontstaan uit jarenlange praktijkervaring op het gebied van elektronische document afhandeling en betreft een volwaardig document output afhandelingssysteem.

Van het kleinste bedrijf tot multinationals als VSM geneesmiddelen, DSM, Lockheed-Martin, Saint Gobain, Sagem en Siemens hebben de voordelen ontdekt van Autodoc HSE. Op dit moment verwerken meer dan 6.000 gebruikers in meer dan 700 bedrijven, wereldwijd, jaarlijks, miljoenen documenten met Audoc HSE.

Met AutoDoc HSE® krijgt u, met uitsluitend printen vanuit uw bestaande applicatie* naar de virtuele AutoDoc HSE printer, de volgende extra, automatische, verwerkingsmogelijkheden:

E-mails versturen

Automatisch e-mailen via SMTP of MAPI. Bij MAPI heeft u de keuze uit direct versturen, in de OutBox vasthouden of een ingevulde email popup bij degene die afdrukt. U kunt optioneel briefpapier toevoegen aan de eerste en vervolg-pagina’s. PDF/XML beveiliging met certificaten. Extra bijlagen vanuit informatie uit het document of via een query op een ODBC data source, zoals UBL 2.0, XBRL, EdiFact, XML. Ook is het mogelijk om een MP3 bestand bij te voegen met bijvoorbeeld de tekst uit het document omgezet naar spraak.

Faxen versturen

Automatisch faxen naar faxnummers vanuit het document of via ODBC opgehaalde faxnummers. Briefpapier kunt u toevoegen, evenals extra documenten. Faxen via Microsoft Fax of een T.37 fax provider.

PDF/TIF Archiveren

Automatisch archiveren op variabele locaties, via HTTP of FTP uploaden of als BLOB veld in een database plaatsen als PDF of TIFF-bestand. Dit met of zonder briefpapier, door middel van informatie uit het afgedrukte document.

Afdrukken op meerdere plaatsen

Automatisch afdrukken naar maximaal 4 printers met variabele invoerbak selectie met variabel briefpapier, extra documenten, overlays (bijvoorbeeld tekst “kopie administratie”). Bestemmingsprinter kan een vaste of een door de gebruiker gedefinieerde variabele printer zijn. Automatisch toevoegen van 92 soorten barcodes
(waaronder ook 2D codes zoals QRCode). Het scannen van afbeeldingen en extra tekst aan documenten verwerkt AutoDoc automatisch later.

Extra documenten afdrukken

Automatisch extra documenten afdrukken d.m.v. het samenvoegen van gegevens uit het document met template bestanden. De uitvoer kan bijvoorbeeld verzendetiketten, artikeletiketten of een verzamellijst zijn. Ook hier kunnen barcodes en plaatjes toegevoegd worden.

Via taakplanner of trigger aansturen

AutoDoc HSE komt niet alleen in actie als er handmatig afgedrukt wordt maar start ook door een geplande taak of database trigger. Aanroepen van Crystal Reports of de eigen AutoDoc HSE rapport generator zorgt voor het aanmaken van een document dat daarna door AutoDoc HSE verwerkt wordt.

SMS versturen

Automatisch versturen van variabele SMS teksten op variabele telefoonnummers via email of via diverse SMS service providers zoals VoipBuster.

Bellen met “tekst naar spraak” via VOIP

Automatische telefoongesprekken vanuit uw computer laten voeren met een SIP/VOIP account bij bijvoorbeeld VoipBuster kan variabele tekst op variabele telefoon-nummers als spraak worden afgeleverd. SAPI4 en SAPI5 spraak kan hiervoor gebruikt worden. Maximaal 8 gelijk-tijdige uitgaande gesprekken. Optioneel opslaan van gebruikers ingaves via DTMF.

XML/UBL/XBRL

Automatisch samenstellen van XML (bijvoorbeeld XBRL/UBL 2.0) en opslaan op een variabele locatie d.m.v. informatie uit het afgedrukte bestand of uploaden naar een ander systeem d.m.v. FTP eventueel in combinatie met informatie uit ODBC data. De gegenereerde XML kan worden gebruikt als los bestand, maar ook als bijlage bij een email.

Dynamische documenten via Excel

Maak een Excel sheet aan, laat AutoDoc automatisch cellen vullen met variabele informatie vanuit een document of query en laat het resultaat van deze Excel sheet verder door AutoDoc verwerken om te emailen, faxen, printen, archiveren of via HTTP of FTP uploaden naar een website.

Scannen & verwerken

Automatisch scannen van documenten met barcode herkenning en OCR door iedere gebruiker en verwerk hierna het gescande document verder via AutoDoc.

PDF printer

Iedere gebruiker krijgt via AutoDoc HSE ook standaard de beschikking over een geavanceerde PDF printer, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van (virtueel) briefpapier, aanvullen van documenten en uitvoer naar printer, fax, email en archivering of een combinatie hiervan.

ODBC connectiviteit

AutoDoc werkt standaard met de gegevens uit het document, zonder koppeling met uw systeem, maar met ODBC kunnen extra gegevens voor de document-afhandeling worden opgehaald, maar ook kan er informatie teruggeschreven worden in een database.

AutoDoc HSE wordt o.a. gebruikt in

► Onderwijs
► Gezondheidszorg
► Distributie
► Productiebedrijven
► Overheid
► Verkoop / Marketing
► Transport / Distributie
► Accounting & Finance
► Medische beroepen
► Webshops

AutoDoc HSE besparingen

• Bespaar op personeelskosten door het wegnemen van handmatige handelingen.
• Bespaar op verzend/portokosten door vermindering in het gebruik van papieren communicatie en papieren archivering.
• Alles gebeurt automatisch, eenmaal instellen en daarna geen omkijken meer naar (set and forget) dus geen fouten meer.
• De gebruiker drukt op print, of AutoDoc wordt door een trigger of geplande taak gestart en de rest wordt automatisch door AutoDoc afgehandeld.
• Extreem korte implementatie en daardoor een extreem korte ROI periode, binnen één dag operationeel is meer regel dan uitzondering.
• Door het automatische afhandelen van de documentverwerking eenduidige en dus duidelijke communicatie naar zowel klanten, leverancier, accountant als ook bij interne communicatie.
• Inwerktijd van nieuw personeel en invalkrachten wordt sterk verminderd door automatisering van het documentverwerkingsproces.
• Systeem onafhankelijke oplossing, dus als het ERP systeem vervangen wordt door een volledig ander systeem, dan nog kan AutoDoc HSE, zonder noemenswaardige wijzigingen, verder op het nieuwe systeem worden gebruikt.